Tydsbestuur: Kry meer uit jou dag

Tydsbestuur: Kry meer uit jou dag. Deur Anet Schoeman.

Ons Evasgeslag roem ons op ons talent om vele takies gelyktydig te kan doen. As jy al met ’n baba op die heup kospotte geroer het, terwyl jy vir ’n ouer kind spelling vra en met die ander hand die honger honde kos gee, weet jy hoe dit werk. Tog, sê kundiges, skiet ons ons op hierdie manier eintlik in die voet. Deur te veel te probeer doen, kry ons minder reg.

Lauren de Witt, ’n bestuursafrigter wat in tydsbestuur spesialiseer, glo jy moet eers bepaal wat jy tans met jou tyd doen voor jy werklik kan beplan om meer in ’n dag uit te rig.

“Ons almal het net 24 uur in ’n dag, maar deur die regte beplanning kan jy seker maak dat jy die beste daaruit haal. Tydsbeplanning gaan jou niks help as jy nie weet waar jy op die oomblik tyd mors nie.”

“Die groot geheim is om slimmer eerder as harder te werk sodat jy die beste uit elke minuut haal. En wees realisties. Vir my is ’n koppie koffie vroeg in die oggend die grootste prioriteit. Daarsonder kan ek nie my dag begin nie.”

Delegeer

As jy heeltyd alles alleen probeer doen, gaan jy iewers in die hek duik. Kyk eerstens watter take jy alleen doen, en kies dan die regte mense om die ander vir jou te doen. Probeer jy die huis skoonmaak, kinders grootmaak en steeds ’n voltydse werk van jou tuiskantoor af behartig? As dit belangrik is dat jy vir jou kinders beskikbaar is, kry iemand om die huis skoon te maak en kos te maak.

Moenie wag tot die kalf in die put is nie – beplan vooraf. Om net voor die sperdatum van ’n groot projek paniekerig te raak en dan die kinders in dagsorg te plaas, of werk op onervare kollegas af te skuif, is moeilikheid soek. Maak tyd om die regte mense te kry, gee duidelike opdragte en maak seker dat hulle opgewasse is vir die taak.

Wees realisties

Lauren dink altyd aan die vroedvrou wat vir haar gesê het: “Moenie superma probeer wees nie. Doen wat op daardie oomblik die belangrikste is. As jy ’n honger baba met ’n vuil doek het, is dit wat eerste jou aandag verg.”

Baken jou tyd af

Besluit vooraf hoeveel tyd jy aan ’n taak kan afstaan. As jy op ’n Saterdagoggend die huis wil skoonmaak, kan dit ’n dagtaak word as jy nie oppas nie. Gee jouself twee uur waarin jy niks anders doen nie en handel die taak af.
Doen jy navorsing vir ’n projek? Bly gefokus en moenie op ’n dwaalspoor beland en allerhande ander interessante dinge op die Internet lees nie.

Behou momentum

Kenners praat graag van die “vloei” van jou energie. Lauren verduidelik dat ’n mens maklik verskillende take kan doen as hulle verwant is. As jy na een kind se leesles luister terwyl jy ’n ander een met ’n taak help, val dit binne dieselfde raamwerk. Maar probeer jy oproepe van die kantoor hanteer terwyl jy dit doen, verloor jy fokus. “Dis beter om op een soort taak te fokus en sodra dit afgehandel is, vyf minute te rus voor jy na ’n nuwe groep verwante take aanskuif. So benut jy die vloei van jou gedagtes en energie sonder onderbrekings.

Lees ook: Mamma, help jy te veel?

’n Blaaskans

As jy een taak suksesvol afgehandel het, vat ’n blaaskans om na te dink en die res van die dag in oënskou te neem. Dit help jou om tot verhaal te kom en keer dat jy saans geestelik uitgeput by die huis instrompel. “Dis belangrik om heeltemal te stop met een taak voor jy met die volgende een begin.” Dit gee jou kans om jou gedrag te verander en gee jou brein ’n tydjie om af te skakel voor jy weer op die volgende taak fokus.”

Lees ook: Energieplanne wat altyd werk

Oefening maak jou beter

Nie almal is ewe georganiseerd nie. Tog kan jy met oefening beter raak. Neem byvoorbeeld naels verf. As dit 15 minute duur om jou naels te verf en jy oefen gereeld om dit te doen, gaan jy dit beter en vinniger regkry. Dieselfde geld ander take. Kyk na jou take vir die dag en dink hoe jy dit vinniger en beter kan doen. Soms is dit klein goedjies wat jou tyd opslurp. As dit soggens ’n halfuur duur om aan te trek omdat jy nie kan besluit wat om te dra nie, kan jy baie tyd spaar deur die vorige aand reeds jou klere reg te sit.

Lees ook: Is jy altyd laat?

Een twiet kan jou ’n halfuur kos

Ruim spesifiek tyd in wanneer jy na jou e-posse kyk, of op sosiale media-platforms doenig is, eerder as om dit die hele dag uit die hoek van jou oog dop te hou. Gloria Mark het ’n studie aan die Universiteit van Kalifornië onderneem om die uitwerking van digitale onderbrekings op konsentrasie te meet. Daaruit het dit geblyk dat elke onderbreking byna 25 minute van jou tyd steel. Dis hoe lank dit duur voor jy weer ten volle kan fokus op die taak waarmee jy besig was. Die onderbrekings van konsentrasie lei ook tot hoër stresvlakke, ’n slegte bui en laer produktiwiteit.

Vinnige wenke

Doen dit

• Kyk met ’n vergrootglas na jou tydsbeplanning en waar jy tyd mors. Kry ’n tydsbestuur-app en hou ’n week lank boek sodat jy kan sien waarheen jou tyd vlieg. Jy werk nie noodwendig doeltreffend net omdat jy besig is nie.
• Kyk waaraan jy die meeste tyd per dag bestee, en hoe jy deur ’n tydsbeperking te stel doeltreffender kan wees. Gee jouself ’n vasgestelde tyd om iets te voltooi.
• Besluit voor ’n vergadering, of selfs ’n koffie met ’n vriendin of kind, wat jy uit die interaksie wil hê. Dalk wil jy jou vriendin opbeur omdat sy deur ’n moeilike tyd gaan, of dalk is jy die een wat met ’n probleem worstel. Kort, doelgerigte vergaderings vermag meer as langes sonder rigting.
• Beplan jou week op ’n Sondag. ’n Halfuur se beplanning kan jou baie tyd spaar en sorg dat jy Maandagoggend gefokus is.
• Doen op ’n Maandag minder belangrike dinge omdat jou energie soms laag is. Dinsdag en Woensdag is goed vir kreatiewe en veeleisende take. Vergaderings werk op Donderdag as jou span begin spoed verloor, en gebruik Vrydag vir netwerk en beplanning.
• Doen jou belangrikste en moeilikste take vroeg in die oggend wanneer jou brein skoon is.
• Maak ’n “gedoen”-lysie langs jou “moet doen”-lysie om jou te motiveer. Kyk op ’n Sondag terug na wat jy alles vermag het en wens jou geluk met jou suksesse.
• Moenie op inspirasie wag nie. Pak die bul by die horings. Al begin jy wankelrig, lei een gedagte gewoonlik tot ’n volgende, wat jou later op die regte spoor plaas.
• Maak die beste van wagtyd. Lees ’n tydskrif in die motor terwyl jy op ’n kind wag. Of luister na ’n potgooi op jou foon. Lees jou e-posse terwyl jy op ’n klant wag. Draf 45 min. lank terwyl boetie sy kitaarles het.
• Dit hoef nie altyd perfek te wees nie. As jy wag tot jy genoeg tyd en inspirasie het, word dit dalk nooit gedoen nie.
• Slaap genoeg. Uit verskeie studies het dit geblyk dat die ure wat jy minder slaap, jou minder doeltreffend maak en jou deur die dag tyd laat mors.
• Oefening bring oplossings en help jou om stres op ’n gesonde manier te hanteer. As jy nie tyd het nie, koop ’n springtou en spring tien minute per dag op vrolike musiek.
• Beperk onderbrekings soos foonoproepe en e-posse as jy met ’n belangrike taak besig is.
• Kry balans. Moenie toelaat dat ’n skedule en perfekte beplanning al die vreugde uit jou lewe suig nie. Weet wanneer om hokaai te roep en aandag aan jouself en geliefdes te gee.
• Skeduleer jou werk sodat jy dit ’n dag voor ’n sperdatum kan ingee. Dit keer uitmergelende stres en verbeter die gehalte van jou werk.

Nee, wat

As jy sukkel om by ’n plan te hou, is dit dalk makliker om eerder op te hou om sekere goed te doen as om nuwes aan te leer.

• Moenie die eerste baie kreatiewe tyd van jou dag gebruik om e-posse te lees en te beantwoord nie. Jou tyd kan veel beter bestee word deur iets met ’n hoër prioriteit te doen.
• Moenie vergeet om asem te skep nie. ’n Verposing waar jy besin oor wat jy volgende moet doen, is noodsaaklik. Dit gee jou brein ’n kans om te herlaai en weer kreatief te wees.
• Moenie te veel goed gelyk doen nie. Studies toon dat dit jou streshormoon, kortisol, sowel as adrenalien verhoog wat jou brein oorstimuleer en jou swakker besluite laat neem. Jy is dalk baie besig en kry goed gedoen, maar op die lange duur mors jy tyd omdat jy minder doeltreffend is.
• Soms moet jy jou beplanning vir die dag verander. Is dit die moeite werd om nóú winkel toe te ry vir inkopies, of moet jy dit ná skool doen sodat die kinders benodigdhede vir ’n skooltaak kan koop?